NORMAS NTC 3235

DOCUMENTACIÓN.

MENSAJE TELEGRÁFICO

OBJETO

Esta norma tiene por objeto establecer y unificar los requisitos que se deben cumplir al elaborar un mensaje telegráfico.

DEFINICIONES

Para efectos de esta norma se establece las siguientes:

Destinatario: funcionario o persona a quien va dirigido el mensaje.

Espacio: distancia horizontal de escritura.

Logotipo: emblema que identifica una empresa.

Mensaje telegráfico: comunicación escrita, que permite dirigirse a un destinatario en forma rápida y abreviada y que es transmitida a través del telégrafo.

Modelo: esquema de distribución de zonas que le permite a la empresa diagramar la impresión de su papelería.

Razón social: nombre que identifica a una corporación, empresa o persona.

Remitente: nombre, apellidos y cargo del firmante.

Renglón: distancia vertical de escritura.

Zonas: espacio predeterminado para la ubicación de un conjunto de datos impresos o escritos.

CONDICIONES GENERALES

• La numeración debe ser consecutiva.


• Se debe colocar la fecha del día que se transmite.


• Los datos del destinatario deben contener el nombre de la persona y de la empresa.


• El texto debe redactarse en la forma breve y concisa del leguaje telegráfico.

Nota. Cuando se desconoce el nombre de la persona se dirige a la jefatura responsable.

REQUISITOS

MÁRGENES

• Tamaño medio oficio

Margen superior: 2,5 cm

Margen inferior: 1 cm

Margen lateral izquierdo: 2,5 cm

Margen lateral derecho: 1,5 cm

• Tamaño carta

Margen superior:4 cm

Margen infeior. 1,5 cm

Margen lateral izquierdo: 2,5 cm

Margen lateral derecho: 2 cm

DISTRIBUCIÓN DE ZONAS

Para efectos de esta norma se establecen cuatro zonas (ver figura 1 y 2)

• Tamaño medio oficio (ver figura 1)

Zona 1: espacio destinado para el logotipo y razon social. Sus medidas respectivas serán de 11 cm horizontales desde el borde lateral izquierdo de la hoja por 2,5 cm verticales, desde el borde superior.

Zona 2: espacio libre para uso privativo de la entidad encargada de transmitir el mensaje. Sus medidas respectivas serán de 10,5 cm horizontales por 2,5 cm verticales, desde el borde superior de la hoja.

Zona 3: espacio asignado para ciudad de origen, fecha y datos del destinatario. Bajo las zonas 1 y 2 se daberán dejar 3 cm verticales por el ancho entre márgenes laterales.

Zona 4: espacio destinado para los datos del remitente, su medida horizontal tendrá el ancho entre márgenes laterales por 1,5 cm verticales, después de los cuales quedarán 1 cm de margen con el borde inferior de la hoja.

• Tamaño carta (ver figura 2)

Zona 1: espacio destinado para el logotipo y razón social, sus medidas respectivas serán de 11 cm horizontales desde el borde lateral izquierdo de la hoja por 4 cm verticales, desde el borde superior.

Zona 2: se establecerá según lo indicado en la zona 2 del tamaño medio oficio. Sus medidas respectivas serán de 10,5 cm horizontales por 4 cm verticales, desde el borde superior de la hoja.

Zona 3: espacio asignado para la ciudad de origen, fecha y datos del destinatario. bajo lasa zonas 1 y 2 se deberán dejar 4 cm verticales por el ancho entre márgenes laterales.

Zona 4: espacio destinado para los datos del remitente. su medida horizontal tendrá el anco entre márgenes laterales por 2 cm verticales. Después de los cuales quedará 1,5 cm con el borde inferior de la hoja.

PARTES DEL MENSAJE TELEGRÁFICO

• Tamaño medio oficio (ver figura 3)

Ciudad de origen y fecha. A dos renglones de la zona 1 se consignarán el nombre de la ciudad de origen y la fecha de envío del mensaje.

Destinatario. A renglón y medio de la línea anterior se deberán ubicar tanto el nombre de la persona a quien va dirigido el mensaje como el de la empresa correspondiente, si es el caso.

Nota. El nombre del destinatario se escribe con un solo aprellido, en caso de homónimo se colocan los dos.

Dirección. Si la empresa destinataria tiene dirección telegráfica, ésta se deberá usar. En caso contrario se utilizará la direccion de nomenclatura. Esta línea se ubicará a renglón y medio de la anterior.

Destino. A renglón y medio de la línea anterior se ubicará el nombre de la ciudad o municipio de destino, separado por una coma (,) del departamento o división geográfica a que pertenece.

Nota. Si va dirigido al exterior se coloca al nombre del país.

Número (Referencia). Ados renglones de la zona 3, contra el margen izquierdo se ubicará el numero consecutivo del mensaje telegráfico.

Saludo y despedida. El mensaje telegráfico no requiere saludo ni despedida.

Texto. A dos renglones del número se inicia el texto. Se deberán tener en cueta los siguientes puntos:

a) El texto se escribirá a doble renglon entre líneas y en mayúscula sostenida.

b) No se deberán dividir silábicamente las palabras.

c) Se deberán eliminar palabras innecesarias como: artículos, conjunciones y preposiciones.

d) Se usarán términos enclíticos, como "solicítole", "agradecémosle".

e) Se deberá, en lo posible, utilizar palabras que no pasen de 10 caracteres.

f) Se deberán considerar como palabras, los signos de moneda, unidades de medida, símbolos y otros.

g) Los teleimpresores admiten puntuación, pesos, porcentajes y otros símbolos y las medidas con los signos correspondientes. No será necesaria la expresión en letras.

Ejemplos. , . ; : $ !¡ " " ¿?

h) Las cantidades se podrán expresar en números o en letras.

Firmante. A dos renglones de la última línea del texto, contra el margen izquierdo se deberá colocar el nombre de quien envía el mensaje. Si la persona es funcionaria, a un espacio vertical se escribirán el cargo y la razón social correspondiente.

Remitente. Por exigencia de la entidad encargada de transmitir el mensaje se requieren los siguientes datos: nombre y apellido del firmante o del responsable de enviar el mensaje; firma del mismo y dirección o teléfono. Estos datos se ubicarán en la zona 4. (ver figura 4).

APÉNDICE

INDICACIONES COMPLEMENTARIAS

La empresa puede elaborar mensajes telegráficos utilizando tres opciones y de acuerdo con los lineamientos de esta norma así:

a) Diseñar papelería.

b) Utilizar el formato establecido por las entidades que prestan este tipo de servicio.

c) Elaborar el mensaje en papel en blanco.

A manera de ilustración se presentan las siguientes referencias

SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE. Unidades metodológicas de mecanografía. Bogotá: SENA, 1989.

EMPRESA NACIONAL DE TELECOMUNICACIONES. Exigencias de Transmisión de mensajes. TELECOM, 1990.

ANTECEDENTES

Información técnica suministrada por los miembros del Comité.