NORMA 4228

NORMA TÉCNICA COLMBIANA NTC 4228

DOCUMENTACIÓN.
ELABORACIÓN DE HOJA DE VIDA



OBJETO

Esta norma tiene por objeto establecer los requisitos para la elaboración de una hoja de vida.

DEFINICIONES

Para efectos de esta norma se establecen los siguientes:

Hoja de vida: relación de los datos personales, estudios, experiencia y referencias que califican a una persona para el desarrollo de una determinada actividad.

Cargo: título de la posición que ocupa otra persona.

Datos personales: nombre, identificación, ligar y fecha de nacimiento, domicilio y teléfono, entre otros.

Encabezado: línea de identificación para indicar la continuidad del documento.

Espacio: distancia horizontal de escritura.

Experiencia: practica o adiestramiento en una actividad.

Estudios: grado de instrucción que posee una persona.

Fecha: lugar de origen, día, mes y año de presentación del documento.

Interlínea: distancia vertical entre dos renglones. Por extensión se le denomina renglón.

Referencias: información sobre la integridad, capacidad, calidad u otras cualidades de una persona.

Renglón: serie de palabras o caracteres escritos en sentido horizontal.

Tabulado: Espacio predeterminado para escribir datos en la columna.

REQUISITOS

MÁRGENES

Superior entre 3cm y 4 cm
Inferior entre 2cm y 3cm
Izquierdo entre 3cm y 4cm
Derecho entre 2cm y 3cm

Encabezado de las páginas subsiguientes entre 2cm y 3cm.


PARTES DE LA HOJA DE VIDA

Aunque existen formas impresas para diligenciar la hoja de vida, se recomienda emplear hojas en blanco, teniendo en cuenta que la distribución, presentación y contenido, contribuyen a despertar el interés de quien analiza la información. Los datos se distribuyen como se cita a continuación. (Véase la figura 1y 2).

Identificación del documento

La expresión HOJA DE VIDA se escribe de dos a tres interlineas del margen superior, centrada y en mayúscula sostenida. (Puede utilizarse negrilla para resaltar). (Véase la figura 2).

Datos personales

Expresión en mayúscula sostenida que se escribe contra el margen izquierdo, de tres a cuatro interlineas de la identificación del documento.

Los datos personales se presentan a dos columnas y constan de los siguientes enunciados:
Nombre. Identificación (cedula y libreta militar), fecha de nacimiento, estado civil, domicilio y teléfono. Opcionales: licencia de conducción, pasaporte, tarjetas (matricula) profesional. (Véase en la figura 1).

Los enunciados se escriben en mayúscula sostenida, contra el margen izquierdo, seguido de dos puntos (:).
Los datos correspondientes se anotan, tabulados a dos espacios de la línea de escritura más larga.

Nombre. La palabra NOMBRE se escribe en mayúscula sostenida a tres interlineas de la expresión de DATOS PERSONALES. Al frente, con la tabulación establecida, se anotan el nombre y los apellidos en mayúscula sostenida.

Identificación. El enunciado IDENTIFICACION se escribe a dos renglones de la línea anterior. Al frente se especifica la clase de documento, como tarjeta de identidad, cedula de ciudadanía, libreta militar o cedula de extranjería con el número respectivo y la ciudad de expedición.

EJEMPLO.

IDENTIFICACIÓN: Cédula de ciudadanía 41.835.946 de Cali
Cédula de extranjería 121713 de Santafé de Bogotá
Tarjeta de identidad 811004-1420 de Buga


La clase de documento de identificación se puede presentar en forma abreviada así:


IDENTIFICACION: C. C. 41.835.946 de Cali
C. E. 121713 de Santafé de Bogotá
T. I. 801205-1005 de Buga.

Fecha de nacimiento. La expresión FECHA DE NACIMIENTO se escribe a dos renglones de la línea anterior. Al frente se anotan con mayúscula inicial, el nombre de la ciudad y la fecha completa, separados por coma.

EJEMPLO.

FECHA DE NACIMIENTO: Bucaramanga, 13 de febrero de 1960

Cuando se rata de ciudades no capitales, es necesario escribir entre paréntesis el nombre del departamento.

EJEMPLO.

FECHA DE NACIMIENTO: Líbano (Tolima), 12 de julio de 1970

Domicilio. El enunciado DOMICILIO se escribe en mayúscula sostenida a dos renglones de la línea anterior. Al frente, se anotan la dirección y la ciudad de residencia.

EJEMPLO.

DOMICILIO: Carrera 45ª 27-83, Apartamento 101, Popayán

Teléfono: La palabra TELEFONO se anota en mayúscula sostenida a dos renglones de la línea anterior. Al frente se escribe el número telefónico, separado únicamente con espacios.

EJEMPLO.

TELÉFONO: 2 71 34 56

ESTUDÍOS

Título en mayúscula sostenida que se ubica contra el margen izquierdo, a tres renglones de la última línea de los datos personales.

Los estudios se presentan a dos columnas y constan de os siguientes enunciados: ESTUDIOS PRIMARIOS, SECUNDARIOS, UNIVERSITARIOS, de POSGRADO y OTROS.

Los enunciados se escriben en mayúscula sostenida, contra el margen izquierdo, seguidos de dos puntos (:). Los datos correspondientes se anotan tabulados a dos espacios de la línea de escritura más larga.

Primarios y secundarios. El vocablo PRIMARIOS y SECUNDARIOS se escriben a tres interlíneas del título ESTUDIOS. Al frente, Con la tabulación establecida, se anotan el nombre del establecimiento, universitario, el título obtenido o los períodos cursados, la ciudad y el año de terminación.

EJEMPLO.

SECUNDARIOS: Colegio La paz, Bachiller Académico. Pereira, 1985

Universitarios y de postgrado. El enunciado correspondiente se anota a dos interlíneas del último renglón escrito. Al frente, con la tabulación establecida, se registran el nombre del establecimiento universitario, el título obtenido o los períodos cursados y el año.

EJEMPLO.

UNIVERSITARIOS: Universidad de ciencias del mar, Biológico Marino. Isla de
Providencia, 1996

Se puede suprimir la información sobre estudios primarios o secundarios cuando el aspirante es bachiller o universitario.

Estudios Complementarios

Título en mayúscula sostenida que se ubica contra el margen izquierdo, a tres interlíneas del último renglón escrito.

A tres interlíneas del título anterior, se relacionan los cursos o seminarios, destacándolos en negrilla o en mayúscula sostenida. A continuación se anotan la duración, los nombres de las instituciones, la ciudad y la fecha.

EJEMPLO:

Capacitación para Formadores de Calidad Total, 50 horas. Escuela Superior de Negocios. Santiago de Chile, Agosto de 1996.

Experiencia

Título en mayúscula sostenida que se ubica contra el margen izquierdo, a tres interlíneas del último renglón escrito.

A tres interlíneas del título anterior, se relacionan los nombres de las empresas, los cargos y el tiempo de servicio, comenzando con el último cargo desempeñado. Cada referencia se anota a un renglón entre líneas y a dos entre párrafos, así:


Nombre de la empresa. Cada nombre de empresa se escribe con mayúscula inicial, y con la denominación más ampliamente conocida, es decir, nombre completo, sigla o acrónimo.

Cargo desempeñado. A continuación del nombre de la empresa se destaca el cargo en negrilla o en mayúscula sostenida.

Cuando se considere necesario, pueden describirse las funciones desempeñadas en el cargo que desee destacar.

Tiempo de servicio. A continuación del cargo. Se anotan el tiempo de servicio con las fechas de ingreso y retiro.

EJEMPLO.

Recicladores de Colombia. Secretaria Departamento de Relaciones Públicas, 1991 1993

Resólidos. JEFE DE ORGANIZACIÓN Y MÉTODOS, desde Abril de 1980 hasta la fecha.

Investigaciones publicaciones y otros

La información relacionada con investigaciones, publicaciones, afiliación a entidades, distinciones recibidas y otros, se presenta así:

El título que corresponda se escribe en mayúscula sostenida, contra el margen izquierdo, a tres interlíneas del último renglón escrito.

A tres interlíneas del título se hace la primera descripción. Cada descripción se anota a un renglón entre líneas y a dos entre párrafos.

Los títulos de las investigaciones, publicaciones, afiliaciones, distinciones y otros se destacan en negrilla o en mayúscula sostenida.

EJEMPLOS.

INVESTIGACIONES

Normatividad Básica de Microfilmación en Colombia. Coordinador General de la Investigación. Escuela Nacional de Derecho. Armenia, 1993

PUBLICACIONES

MANUAL DE ADMINISTRACIÓN FINANCIERA. Autor, 1995

AFILIACIONES

Asociación Colombiana de Ingenieros, Presidente, desde 1990.

Se puede adicionar información que se desee destacar

Referencias

Las referencias se clasifican en laborales y personales.

Referencias Laborales. El título se escribe en mayúscula sostenida,
Contra el margen izquierdo, a tres interlíneas del último renglón escrito.

A tres interlíneas del título se escriben el nombre de la empresa y los datos de la persona que da la referencia (nombre, cargo que desempeña, dirección y teléfono). Cada referencia se anota a un renglón entre líneas y a dos entre párrafos.

EJEMPLO.

REFERENCIAS LABORALES

Agrícola la Merced S.A. Ingeniero Pablo Ortiz Villegas, Jefe de Producción. Calle 12 9-85, Acacías, Meta, teléfono9 2714390.

Referencias Personales. El título se escribe en mayúscula sostenida, contra el margen izquierdo a tres interlíneas del último renglón escrito.

Los datos de la persona que da la referencia, c0omo el nombre, la 0profesión o dignidad, la ciudad y el teléfono, se escriben a tres interlíneas del título. Los nombres subsiguientes se anotan a un renglón entre líneas y a do9s entre párrafos.

Cuando se cite a una persona como referencia se debe contar con su autorización.

EJEMPLO.

Doctor Gustavo Martínez Arias, Representante a la cámara. Manizales, teléfono 7 85 88 10.

Nombre y Firma

De cuatro a seis interlíneas del último renglón, contra el margen izquierdo, se escribe el nombre completo, en mayúscula sostenida y sobre éste la firma correspondiente, de preferencia con tinta negra.

NORMAS NTC 3235

DOCUMENTACIÓN.

MENSAJE TELEGRÁFICO

OBJETO

Esta norma tiene por objeto establecer y unificar los requisitos que se deben cumplir al elaborar un mensaje telegráfico.

DEFINICIONES

Para efectos de esta norma se establece las siguientes:

Destinatario: funcionario o persona a quien va dirigido el mensaje.

Espacio: distancia horizontal de escritura.

Logotipo: emblema que identifica una empresa.

Mensaje telegráfico: comunicación escrita, que permite dirigirse a un destinatario en forma rápida y abreviada y que es transmitida a través del telégrafo.

Modelo: esquema de distribución de zonas que le permite a la empresa diagramar la impresión de su papelería.

Razón social: nombre que identifica a una corporación, empresa o persona.

Remitente: nombre, apellidos y cargo del firmante.

Renglón: distancia vertical de escritura.

Zonas: espacio predeterminado para la ubicación de un conjunto de datos impresos o escritos.

CONDICIONES GENERALES

• La numeración debe ser consecutiva.


• Se debe colocar la fecha del día que se transmite.


• Los datos del destinatario deben contener el nombre de la persona y de la empresa.


• El texto debe redactarse en la forma breve y concisa del leguaje telegráfico.

Nota. Cuando se desconoce el nombre de la persona se dirige a la jefatura responsable.

REQUISITOS

MÁRGENES

• Tamaño medio oficio

Margen superior: 2,5 cm

Margen inferior: 1 cm

Margen lateral izquierdo: 2,5 cm

Margen lateral derecho: 1,5 cm

• Tamaño carta

Margen superior:4 cm

Margen infeior. 1,5 cm

Margen lateral izquierdo: 2,5 cm

Margen lateral derecho: 2 cm

DISTRIBUCIÓN DE ZONAS

Para efectos de esta norma se establecen cuatro zonas (ver figura 1 y 2)

• Tamaño medio oficio (ver figura 1)

Zona 1: espacio destinado para el logotipo y razon social. Sus medidas respectivas serán de 11 cm horizontales desde el borde lateral izquierdo de la hoja por 2,5 cm verticales, desde el borde superior.

Zona 2: espacio libre para uso privativo de la entidad encargada de transmitir el mensaje. Sus medidas respectivas serán de 10,5 cm horizontales por 2,5 cm verticales, desde el borde superior de la hoja.

Zona 3: espacio asignado para ciudad de origen, fecha y datos del destinatario. Bajo las zonas 1 y 2 se daberán dejar 3 cm verticales por el ancho entre márgenes laterales.

Zona 4: espacio destinado para los datos del remitente, su medida horizontal tendrá el ancho entre márgenes laterales por 1,5 cm verticales, después de los cuales quedarán 1 cm de margen con el borde inferior de la hoja.

• Tamaño carta (ver figura 2)

Zona 1: espacio destinado para el logotipo y razón social, sus medidas respectivas serán de 11 cm horizontales desde el borde lateral izquierdo de la hoja por 4 cm verticales, desde el borde superior.

Zona 2: se establecerá según lo indicado en la zona 2 del tamaño medio oficio. Sus medidas respectivas serán de 10,5 cm horizontales por 4 cm verticales, desde el borde superior de la hoja.

Zona 3: espacio asignado para la ciudad de origen, fecha y datos del destinatario. bajo lasa zonas 1 y 2 se deberán dejar 4 cm verticales por el ancho entre márgenes laterales.

Zona 4: espacio destinado para los datos del remitente. su medida horizontal tendrá el anco entre márgenes laterales por 2 cm verticales. Después de los cuales quedará 1,5 cm con el borde inferior de la hoja.

PARTES DEL MENSAJE TELEGRÁFICO

• Tamaño medio oficio (ver figura 3)

Ciudad de origen y fecha. A dos renglones de la zona 1 se consignarán el nombre de la ciudad de origen y la fecha de envío del mensaje.

Destinatario. A renglón y medio de la línea anterior se deberán ubicar tanto el nombre de la persona a quien va dirigido el mensaje como el de la empresa correspondiente, si es el caso.

Nota. El nombre del destinatario se escribe con un solo aprellido, en caso de homónimo se colocan los dos.

Dirección. Si la empresa destinataria tiene dirección telegráfica, ésta se deberá usar. En caso contrario se utilizará la direccion de nomenclatura. Esta línea se ubicará a renglón y medio de la anterior.

Destino. A renglón y medio de la línea anterior se ubicará el nombre de la ciudad o municipio de destino, separado por una coma (,) del departamento o división geográfica a que pertenece.

Nota. Si va dirigido al exterior se coloca al nombre del país.

Número (Referencia). Ados renglones de la zona 3, contra el margen izquierdo se ubicará el numero consecutivo del mensaje telegráfico.

Saludo y despedida. El mensaje telegráfico no requiere saludo ni despedida.

Texto. A dos renglones del número se inicia el texto. Se deberán tener en cueta los siguientes puntos:

a) El texto se escribirá a doble renglon entre líneas y en mayúscula sostenida.

b) No se deberán dividir silábicamente las palabras.

c) Se deberán eliminar palabras innecesarias como: artículos, conjunciones y preposiciones.

d) Se usarán términos enclíticos, como "solicítole", "agradecémosle".

e) Se deberá, en lo posible, utilizar palabras que no pasen de 10 caracteres.

f) Se deberán considerar como palabras, los signos de moneda, unidades de medida, símbolos y otros.

g) Los teleimpresores admiten puntuación, pesos, porcentajes y otros símbolos y las medidas con los signos correspondientes. No será necesaria la expresión en letras.

Ejemplos. , . ; : $ !¡ " " ¿?

h) Las cantidades se podrán expresar en números o en letras.

Firmante. A dos renglones de la última línea del texto, contra el margen izquierdo se deberá colocar el nombre de quien envía el mensaje. Si la persona es funcionaria, a un espacio vertical se escribirán el cargo y la razón social correspondiente.

Remitente. Por exigencia de la entidad encargada de transmitir el mensaje se requieren los siguientes datos: nombre y apellido del firmante o del responsable de enviar el mensaje; firma del mismo y dirección o teléfono. Estos datos se ubicarán en la zona 4. (ver figura 4).

APÉNDICE

INDICACIONES COMPLEMENTARIAS

La empresa puede elaborar mensajes telegráficos utilizando tres opciones y de acuerdo con los lineamientos de esta norma así:

a) Diseñar papelería.

b) Utilizar el formato establecido por las entidades que prestan este tipo de servicio.

c) Elaborar el mensaje en papel en blanco.

A manera de ilustración se presentan las siguientes referencias

SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE. Unidades metodológicas de mecanografía. Bogotá: SENA, 1989.

EMPRESA NACIONAL DE TELECOMUNICACIONES. Exigencias de Transmisión de mensajes. TELECOM, 1990.

ANTECEDENTES

Información técnica suministrada por los miembros del Comité.